Kinh nghiệm xin việc tại Nhật
Đã gửi: Sáu T6 22, 2007 6:14 pm
Chỉ còn vài tháng nữa lại bắt đầu mùa xin việc. Xin gửi đến các bạn bài viết tổng kết kinh nghiệm tìm việc của bạn Nguyễn Xuân Long, sinh viên trường đại học Tohoku. Bài viết đặc biệt chú ý khai thác những kinh nghiệm riêng của bản thân không ghi trong sách vở như: lập kế hoạch thi tuyển xin việc, giới thiệu các mẫu xin việc tham khảo của lưu học sinh, những chú ý khi trả lời phỏng vấn kiểu Nhật, thi tuyển việc đợt 2. Hy vọng bạn đọc có thể rút ra những điều bổ ích trên con đường tìm việc của mình.1.LỜI GIỚI THIỆU
Tôi đậu vào 2 công ty Nhật trong kỳ thi tuyển việc cho sinh viên tốt nghiệp ra trường năm 2006. Có một người hỏi tôi rằng: “anh có thể lập lại thành tích này nếu thi lại lần nữa hay không? ”, thì tôi trả lời là không thể được. Bởi vì ở đây có rất nhiều yếu tố may rủi tác động. Ví dụ như năng lực và chuyên môn của bạn có phù hợp với công việc của công ty hay không, nhu cầu tuyển dụng của công ty, các đối thủ cạnh tranh với bạn trong kỳ thi tuyển việc. Để tránh các yếu tố may rủi đó, mọi người phải chấp nhận thi tuyển vào khoảng từ 10 đến 20 công ty. Sau khi kết thúc chuyện tìm việc, tôi tiêu tốn khoảng 10 vạn yên đi lại (tôi ở Sendai nên thường hay lên Tokyo để thi) và 2 thùng tài liệu đầy ắp.
Tôi đi tìm việc ở ngành tư vấn xây dựng - quy hoạch giao thông trong 1 năm trời. Nếu bạn tìm việc ở ngành IT thì sẽ dễ thở hơn, bình thường chỉ cần 6 tháng xin việc là đủ. Tôi là một trường hợp rất đặc biệt. Tôi đã làm đủ mọi cách để xin vào được ngành tư vấn xây dựng này và cũng đã nhận đủ mọi lời từ chối. Nhưng cuối cùng, tôi cũng xin được vào công ty có công việc phù hợp với chuyên môn của mình. Tôi đã tin tưởng vào điều này trong suốt một năm trời tìm việc và chính lòng tin đã giúp tôi đạt được thành công.
2. LẬP KẾ HOẠCH TÌM VIỆC
Trong kỳ thi tuyển việc, diễn ra nhanh nhất vẫn là ngành kinh tế và chậm nhất là ngành kỹ thuật. Trường hợp bạn đang học Master, bạn phải chuẩn bị cho thi tuyển từ tháng 9 của Master năm 1 nếu học kinh tế, và từ tháng 12 của Master năm 1 nếu học kỹ thuật. Tôi học về ngành kỹ thuật, khoa xây dựng, chuyên môn quy hoạch giao thông nên đã xây dựng lịch trình tìm việc bị như sau:
Tháng 12 (đăng ký tìm việc và học thi)
(i) Tham gia các buổi giới thiệu xin việc do trường học tổ chức.
(ii) Đăng ký địa chỉ e-mail vào các trang web tìm việc (tham khảo phụ lục (4)).
(iii) Tập viết đơn xin việc (“entry sheet” / “エントリーシート”) dựa theo mẫu (phụ lục (1)).
(iv) Học thi SPI, Web Test (phụ lục (5)).
Tháng 1~2 (gửi hồ sơ xin việc đợt 1)
(i) Lập danh sách và phân tích đặc điểm các công ty định thi vào.
(ii) Đăng ký xin việc thử (“pre-entry” / “プレーエントリー”) qua trang web của công ty.
(iii) Tham gia các buổi giới thiệu (“会社説明会”) do công ty tổ chức.
(iv) Sửa các entry sheet theo mẫu xin việc của công ty.
(v) Gửi hồ sơ xin việc (entry sheet và bảng thành tích học tập) đến công ty.
Tháng 3~4 (thi kiểm tra kiến thức, phỏng vấn)
(i) Thi kiểm tra kiến thức vòng 1 (“一次試験”).
(ii) Học ôn kiến thức chuyên môn để chuẩn bị thi kiểm tra kiến thức vòng 2 (“二次試験” ).
(iii) Thi kiểm tra kiến thức vòng 2.
(iv) Thi phỏng vấn (“面接試験”).
Tháng 5~6 (đợi kết quả thi đợt 1)
Tháng 7 (tìm việc ở Việt Nam)
(i) Thu thập thông tin các công ty trong và ngoài nước ở Việt Nam và đăng ký tìm việc qua các trang web (tham khảo phụ lục (4)).
(ii) Đăng ký thi phỏng vấn xin việc ở các công ty Nhật tại Việt Nam và công ty trong nước.
(iii) Về Việt Nam thi phỏng vấn.
Tháng 8~12 (gửi hồ sơ tuyển việc đợt 2)
(i) Thi tuyển xin việc đợt 2 (đợt 1 từ tháng 3~6 viết ở trên) nhằm mục đích
o Tuyển sinh viên Nhật học ở nước ngoài.
o Tuyển bổ sung nếu thiếu chỉ tiêu tuyển người ở lần tuyển đợt 1.
(ii) Thi tuyển việc vào các công ty chuyên nhận người nước ngoài (tham khảo phụ lục (6)).
3.KINH NGHIỆM THI TUYỂN ĐỢT 1
Thi tuyển vòng 1 là kiểu thi chính thống của sinh viên Nhật. Những chi tiết cụ thể của kỳ thi này được ghi lại rất rõ ràng ở các sách tham khảo bán ở các nhà sách (tham khảo phụ lục (5)). Ở đây, tôi không trình bày lại những gì trong sách viết, mà tập trung kể về kinh nghiệm thực tế của riêng mình.
3.1 Viết đơn xin việc entry sheet theo mẫu
Trong mẫu xin việc của nhiều công ty có những phần viết giống nhau như: động cơ xin việc, tự giới thiệu bản thân, nguyện vọng làm việc, nên tôi gộp các phần này lại để viết thành một bài luận dài. Sau này chỉ cần cắt bớt hay thêm thắt một chút là có thể viết xong một mẫu xin việc. Về cách viết đơn xin việc thì ở ngoài tiệm sách sẽ có đầy đủ các loại sách tham khảo. Tôi mua 2~3 quyển để học cách viết và đối chiếu nội dung các quyển với nhau. Đương nhiên là tôi chỉ tham khảo trình tự, phong cách viết, còn nội dung viết là của mình, bài viết càng có tính cụ thể càng được đánh giá cao (tham khảo phụ lục (1)).
Tôi không tự tin vào tiếng Nhật của mình nên tôi tranh thủ thời gian viết mẫu xin việc từ tháng 12 và hoàn thành trước Tết dương lịch, rồi nhờ bạn bè người Nhật sửa lỗi ngữ pháp. Điều này giúp tôi có thêm thời gian để học các phần thi khác dưới đây.
3.2 Học thi SPI, Web Test (thi kiểm tra kiến thức vòng 1)
Bài thi SPI, Web Test (“Webテスト”) nhằm kiểm tra kiến thức về khoa học và xã hội của học sinh cấp 3. Khó nhất vẫn là phần thi quốc ngữ (国語). Ngay cả khi tôi đậu ikkyu (chứng chỉ tiếng Nhật) rồi đi nữa, thì phần này tôi vẫn phải để giấy trắng. Bù lại, tôi cố lấy điểm phần toán, tiếng Anh và các môn xã hội khác.
3.3 Lập danh sách và phân tích các công ty định thi vào
Công việc lập danh sách các công ty có công việc phù hợp với chuyên ngành tôi học (ngành giao thông) là cực kỳ quan trọng. Thế mà hồi lúc đầu, tôi đã coi nhẹ việc này. Tôi đã khoanh các công ty tư vấn tổng hợp lớn (tư vấn nhiều chuyên môn trong ngành xây dựng: cầu, đường bộ, đường sắt, cảng, … ) mà lại bỏ quên các công ty tư vấn giao thông nhỏ, hay các viện nghiên cứu giao thông. Kết quả là tôi đã đánh mất một số cơ hội ở các chỗ trên.
Việc phân tích đặc điểm các công ty để thấy được sự khác nhau giữa các công ty, sẽ giúp ích rất nhiều cho phần viết entry sheet và phần thi phỏng vấn. Vì ở Nhật, mỗi công ty mạnh về một ngành, nếu không biết công ty này mạnh về chuyên môn gì thì bạn cầm chắc trong tay chữ trượt. Tôi từng trao đổi những thông tin phân tích này với các bạn Nhật, và tôi biết rằng, họ luôn có những bí mật mà không bao giờ nói ra, đó là con bài chủ quyết định mà họ sẽ tung ra khi thi phỏng vấn. Để hiểu rõ một công ty, ngoài việc xem trang web của công ty, tôi cũng khai thác thông tin từ phía các Sempai (“người đã ra trường”) đang làm việc tại các công ty đó bằng cách sử dụng Mebo (“名簿”/ “danh sách các cựu sinh viên”) của trường. Bạn nên liên lạc với các Sempai trước tháng 3, bởi vì sau đó họ sẽ rất bận. Thông qua Sempai, bạn có thể khai thác được rất nhiều thông tin chết người: công ty có nhận người nước ngoài hay không, công ty có việc phù hợp với chuyên ngành mình không, những nội dung bài thi tuyển hằng năm. Sempai là một kho tàng thông tin vô giá đến như vậy đấy.
3.4 Học thi kiến thức chuyên môn (thi kiểm tra kiến thức vòng 2)
Tôi khai thác nội dung thi kiểm tra vòng 2 qua trang web みんなの就職活動日記 (phụ lục 3) và thông tin của Sempai. Ngoài ra, tôi cũng chẳng dùng thời gian để học thi bởi vì bài thi chỉ hỏi căn bản. Thay vào đó, tôi dùng thời gian để suy nghĩ các câu hỏi và trả lời cho phần thi phỏng vấn dưới đây.
3.5.Thi phỏng vấn
Sau vài ba lần bị đánh trượt ở vòng thi phỏng vấn thì tôi hiểu ra nguyên nhân ở chỗ cách trả lời của tôi không giống kiểu Nhật. Nếu người ta phỏng vấn tôi 10 câu thì hết 8 câu là những câu trùng lặp với người Nhật. Đối với những câu phỏng vấn này, bạn cần phải biết cách trả lời theo kiểu của người Nhật. Bởi vậy, trước khi đi thi phỏng vấn, tôi phải nhờ một người bạn Nhật luyện tập phỏng vấn cho mình.
Nội dung của cuộc thi phỏng vấn nằm ở trong tờ entry sheet. Họ sẽ hỏi lại y nguyên những nội dung mình đã viết trong đó, hay hỏi thêm những chỗ mình viết chưa rõ, hoặc là sẽ dành những câu hỏi dành riêng cho lưu học sinh. Phỏng vấn là chỗ để khoe mình, nhưng đừng quá khiêm tốn cũng như đừng nói dối đều không có lợi.
Đối với một số công ty lớn, họ còn tổ chức thi phỏng vấn tập thể (group discussion). Tức là chia người dự thi thành nhiều nhóm 4~5 người, cùng trao đổi về một đề tài được đưa ra từ ban giám khảo. Kinh nghiệm của nhiều người cho biết rằng, bạn phải là người biết lắng nghe ý kiến của người khác và biết cách phát biểu ý kiến của mình. Nếu bạn khá tiếng Nhật, bạn nên xung phong làm người tổng hợp ý kiến của nhóm rồi báo cáo cho ban giám khảo. Bạn sẽ gây được ấn tượng với họ. Kết thúc tuyển việc đợt 1, tôi đậu vào 1 công ty.
4.KINH NGHIỆM THI TUYỂN ĐỢT 2
Nếu tôi được trả một mức lương Nhật, mà lại làm việc ở quê hương, thì điều này quá tuyệt vời. Đó là lý do tại sao tôi về Việt Nam để tìm việc vào tháng 7. Tôi thích làm về quy hoạch giao thông nên tôi liên hệ những công ty của nhà nước (Sở giao thông, viện quy hoạch giao thông) và những công ty tư vấn tổng hợp của Nhật ở Việt Nam (Almec, Dainihon, PCI). Đối với các công ty nhà nước, họ hứa sẽ đặc cách cho tôi vào biên chế nhà nước với mức lương khoảng 2 triệu đồng, cộng thêm các khoản bồi dưỡng khi tôi đi phiên dịch tiếng Anh, Nhật. Còn công ty Nhật thì họ từ chối nhận vào bởi vì tôi chưa có 2 năm kinh nghiệm và hơn nữa, họ không có chế độ đào tạo qui củ nhân viên mới ra trường. Nên tôi rút ra một điều rằng thời điểm này chưa phải là lúc trở về Việt Nam làm việc. Bởi vậy, tôi quay về Nhật tiếp tục thi tuyển đợt 2.
Kỳ thi tuyển việc đợt 2 còn gọi là thi tuyển bổ sung. Hầu hết trong các quyển sách tham khảo đều không nói về kỳ thi tuyển đợt 2 này. Nhưng đối với lưu học sinh nước ngoài, do gặp nhiều khó khăn trong việc cạnh tranh với dân bản xứ tại kỳ thi đợt 1, thì kỳ thi đợt 2 này là cơ hội tìm đến các công ty lớn. Một lý do đơn giản đó là thi tuyển đợt 2 có số lượng người thi ít hơn đợt 1.Thi tuyển đợt 2 nhắm đến 2 đối tượng: một là người bản xứ sắp tốt nghiệp ở nước ngoài, hai là những người chưa đăng ký thi ở vòng 1. Lưu học sinh nằm trong nhóm thứ 2 này. Hồi ấy, tôi thi tuyển đợt 2 vào công ty Nihon Koei thì chỉ có 2 người xin vào cùng một chuyên ngành, lấy 1 người. Bởi thế, xác suất đậu của mình trở thành 50%. Hơn nữa, từ việc tích lũy kinh nghiệm ở đợt 1 khiến ta rất tự tin chiến thắng ở đợt 2. Tóm lại, đợt 2 này là một khe cửa hẹp, nhưng nếu lách qua được khe cửa hẹp này thì cũng vinh quang như đi qua cửa chính của tuyển việc đợt 1.
5.LỜI KẾT
Dù đã kết hợp cùng với học sinh Nhật để tìm việc nhưng tôi đã chậm hơn họ một bước về cập nhật thông tin, trong đó những thông tin không thể chia xẻ. Tôi còn nhớ là thông tin tuyển bổ sung người của công ty ORICON chỉ được đăng trên một số giới hạn trang web tìm việc trong vòng mấy ngày. Một người bạn trong khoa tôi đã chộp được thông tin này và kể cho tôi biết sau khi hắn có kết quả đỗ. Bởi thế, tìm việc là một cuộc cạnh tranh khốc liệt.
Vì không tìm được công ty đúng chuyên ngành ở đợt thi tuyển đợt 1, nên tôi đã quyết tâm tìm việc tại đợt 2. Tôi vẫn còn nhớ cả khoa thì chỉ có mỗi mình tôi tiếp tục tìm việc, mà lúc đó tôi phải gánh nặng 2 thứ: nghiên cứu luận án tốt nghiệp Thạc Sỹ và đi tìm việc. Thậm chí, tôi rất bực mình khi thầy giáo chỉ đạo của tôi đã khuyên tôi nên từ bỏ chuyện tìm việc (bởi vì tôi cũng đã đậu vào 1 công ty khác dù không đúng chuyên ngành). Nhưng lúc đó, tôi đã tin vào một câu nói: “nếu cố gắng đến cuối cùng thì chắc chắn tìm ra công ty hợp với mình”. Kết quả là lòng tin đã giúp tôi đạt được nguyện vọng của mình. Với tôi, đó là một câu chuyện rất đặc biệt và có hậu.
Câu chuyện bắt đầu từ một sự ngẫu nhiên. Một Sempai cùng phòng nghiên cứu đã giới thiệu cho tôi một công ty chuyên tư vấn về quy hoạch giao thông đường bộ. Tôi tìm vào trang web nhưng không thấy công ty tuyển người. Tôi đánh bạo gửi cho họ lá thư xin việc kèm theo các hồ sơ liên quan, lúc ấy là tháng 11. Một tuần sau, họ gửi cho tôi một lá thư trả lời là đã đọc được thư của tôi và chờ cấp trên quyết định. Hai tuần sau nữa, tôi nhận được e-mail gọi tôi lên công ty phỏng vấn. Lúc ấy, tôi gọi điện thoại hẹn khuất 1 tuần sau vì bận chuẩn bị phát biểu công trình nghiên cứu ở hội nghị. Họ đã đồng ý và cuối cùng buổi phỏng vấn hôm đó kéo dài suốt 2 tiếng đồng hồ hoàn toàn tốt đẹp. Công ty có vẻ đánh giá cao tôi thông qua công trình nghiên cứu phát biểu ở hội nghị. Và một tuần sau nữa, vào đầu tháng 12, tôi đã có kết quả đỗ. Tôi hạnh phúc vì mình đã không bỏ cuộc trong hoàn cảnh khó khăn, tôi hạnh phúc vì mình đã tin vào khả năng của mình, vào nước Nhật.
LỜI CẢM ƠN
Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến T.S. Phan Lê Bình, Nguyễn Đình Phúc, Hồ Thái Hùng và các anh em khác đã giúp đỡ tôi trong quá trình tìm việc ở Nhật và Việt Nam.
PHỤ LỤC
(1) Mẫu đơn xin việc của Nguyễn Xuân Long
www.plan.civil.tohoku.ac.jp/~nxlong/shushoku/job.html, 報告書
(2) Trang web báo cáo quá trình xin việc của Nguyễn Xuân Long www.plan.civil.tohoku.a c.jp/~nxlong/shushoku/job.html, 計画書
(3) Các trang web phân tích công ty Nhật
2チャネルwww2.2ch.net/2ch.html
みんなの就職活動日記www.nikk i.ne.jp/
Black Company www.geocities.jp/jkdtm270/n ewpage6.html
(4) Các trang web và sách tìm việc Nhật-Việt
リクルートナビwww.rikunabi.com/
[en]学生の就職情報gakusei.enjapan.com/
日経就職ナビjob.nikkei.co.jp/
毎日就職ナビjob.mycom.co.jp/
IFSA就職支援情報 www.ifsa.jp/
Việc ở Việt Nam www.vietnamworks.com/
(5) Sách tham khảo entry sheet, SPI, Web test, phỏng vấn và tìm hiểu ngành nghề của Nhật
“履歴書エントリーシート志望動機自己PRの書き方”，就職総合研究所編
“最強のSPI＆常識問題”，新星出版社
“「Webテスト」完全突破法”，洋泉社
“ロジカル面接術”，津田久資・下川美奈
“面接の達人”，ダイヤモンド社
“就活の基本業界と職種が分かる本”，成美堂出版
(6) Danh sách công ty tuyển người nước ngoài
F.T.S. Co, Ltd www.fusione.co.jp/
Panasonic http://panasonic.co.jp/jobs/
G.A. Information Technology Co.,Ltd www.gagr.co.jp/gait.html
Bài viết được đăng trên tập san số 3 của JVEEF. Các bạn có thể vào đường dẫn sau đây để theo dõi toàn bộ tập san:
http://www.nhatviet.net/jveef/web/modules/news/article.php?storyid=14
Tác giả: Nguyễn Xuân Long
Khoa Quy Hoạch Giao Thông, Đại Học Tohoku
(nguồn nhatviet.net/jveef/)