Em xin lỗi các anh chị vì hôm nay mới đăng bài tổng kết cuộc họp sửa sau khi họp với Thầy được.
(File đính kèm có nội dung giống hoàn toàn)
Tổng kết cuộc họp ngày 24 tháng 6 tại ABK
Theo đúng như dự định,cuộc họp ngày 24 tháng 6 đã được diễn ra tại ABK với sự tham dự của các cựu sempai Đông Du đã đi làm ,sinh viên đến từ các trường đại học東京工業大学、横浜国立大学、埼玉大学、山梨大学cùng một số kohai đại diện các nhóm phát báo ở 東京(danh sách cụ thể có trong file đính kèm). Sau 6 tiếng làm việc liên tục(13h00-19h00) cuộc họp đã đi đến một số thống nhất như sau:
I. Thành lập Ban đại diện Kanto và xác định nhân sự
Với mục đích xây dựng lại tổ chức để thuận tiện trong quá trình triển khai công việc, cuộc họp 3/6 đã thống nhất sẽ xác định rõ nhân sự vào cuộc họp ngày 24/6 nhưng do thành phần tham dự không bao gồm đủ lực lượng đủ để quyết định nên cuộc họp chỉ bầu ra "Ban đại diện Kanto" . Sau khi nghe ý kiến và có sự tham gia rộng rãi của các vùng trên toàn nước Nhật chúng ta sẽ thống nhất ban đại diện(BĐD) cho tập thể Đông Du tại Nhật.
Thành phần và nhiệm vụ cụ thể của BĐD Kanto được ghi rõ trong file đính kèm
Với mục tiêu là hình thành một ban đại diện mang tính kế thừa cao, cuộc họp đã đi đến thống nhất cao việc phân công nhiệm vụ, trách nhiệm theo khóa. Mô hình tạm thời được đặt ra là: Trưởng BĐD = sinh viên 大学院năm 1 (M1), Phó BĐD = sinh viên 大学năm 4 (B4), Tổng thư ký = sinh viên 大学năm 2 (B2).
II. Kế hoạch tổ chức và thực thi các hoạt động
① Xây dựng ban liên lạc
Ban liên lạc là sợi dây gắn kết toàn thể anh em Đông Du, từ những anh chị sempai đã tốt nghiệp đi làm, các bạn đang theo học tại các trường đại học, senmon đến kohai tại các trường tiếng Nhật trên khắp nước Nhật. Vài năm gần đây do mất đi ban liên lạc, sự liên kết của anh em chúng ta cũng đi xuống kéo theo các hoạt động cũng không còn nhiều. Vì thế công việc cấp bách hiện tại của là xây dựng lại một ban liên lạc rõ ràng và thống nhất.
Do thực tế tại một số vùng chưa xác định rõ được ban hoạt động và trưởng ban hoạt động nên trong thời gian tới BĐD Kanto sẽ chủ động liên lạc để đề xuất về việc thành lập lại tại các vùng.
Đảm nhiệm vấn đề liên lạc là anh Nguyễn Phú Thắng và cố gắng sẽ liên lạc được với các đại diện trước ngày 31-8-2012. Hi vọng các anh chị em cùng nhau hợp tác để công việc này được thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả.
② Họp định kỳ hàng năm
Để tổng kết hoạt động của nhiệm kỳ trước, đề xuất các hoạt động và xác định nhân sự cho nhiệm kỳ sau, ban đại diện dự kiến sẽ họp định kỳ mỗi năm một lần kết hợp với bonenkai.
③ Vấn đề học tập và thi định kỳ của kohai
- Cho đến nay, lớp học tại tokyo vẫn đang hoạt động hiệu quả và là tiền đề để nhân rộng ra các vùng nếu đủ nhân lực và số lượng kohai tham dự.
- Thi định kỳ: sau động đất xảy ra ngày 11/3/2011, việc tổ chức thi định kỳ cho kohai tiếng Nhật tại các vùng bị gián đoạn và chúng ta cần nhanh chóng khôi phục lại hoạt động này trong thời gian sớm nhất có thể.
Về hình thức tổ chức thi, ban học tập và ban phụ trách WEB cùng thống nhất hướng tới tổ chức thi online trong tương lai nhưng để kohai kịp chuẩn bị cho kỳ thi ryu tháng 11 tới, chúng ta sẽ vẫn tổ chức làm đề thi giấy. Ban học tập dự định sẽ tổ chức lại bắt đầu từ tháng 8 và nếu có thể là trong tháng 7 này.
Thi online: Bên webtech sẽ làm manual về cách làm đề thì, quản lý account, hạn là 31 tháng 7. Sau khi đó ban học tập sẽ tiến hành làm đề, hạn là cuối tháng 8, tức là tháng 9 có đề thi online.
Thi giấy : Ban học tập dự định sẽ tổ chức lại bắt đầu từ tháng 8 và nếu có thể là trong tháng 7 này.
Và để hoạt động này được tổ chức một cách hiệu quả, rất mong sự hợp tác của các anh chị em SV Đông Du tại các vùng(đặc biệt những nơi có kohai)
④ Web dongdu.org
Hiện tại chúng ta đang đầu tư để xây dựng lại trang Web với mục tiêu đưa trang Web trở thành nơi trao đổi thông tin và lưu trữ dữ liệu cho tập thể Đông Du tại Nhật .
Về mặt kỹ thuật và tính năng sẽ có báo cáo từ ban Web trong thời gian tới.
Về mặt nội dung, hiện tại điểm chú ý nhất là trên Web sẽ có phần giới thiệu cho tất cả các trường đại học và các anh chị em tại các trường có thể đưa lên các bài giới thiệu để mọi người cùng xem được thông tin lẫn nhau. Ngoài ra cũng còn rất nhiều hoạt động khác đã và đang được đưa lên, kể cả các hoạt động của ban đại diện từ nay cũng sẽ được lưu trữ chi tiết cho các thế hệ đi sau.
Về kinh phí cho các hoạt động của trang Web: trong năm đầu nguồn tài chính sẽ nhận từ sự hỗ trợ của Thầy nhưng từ những năm về sau anh em cùng nhau phấn đấu tự lực về tài chính cho trang Web.
⑤ Góp sức mùa thi
Đây là hoạt động đã trở thành truyền thống của DHS Đông Du tại Nhật, với 2 nội dung chính là phát hành 2 quyển góp sức mùa thi và 大学説明会.
Quyển 1 đã được đưa lên trang web của du học sinh Đông Du tại Nhật, giới thiệu khái lược về hành trình thi đại học, hướng dẫn thi TOEIC, TOEFL, cách lấy và chuẩn bị hồ sơ : http://dongdu.info/forum.html?func=showcat&catid=56 ; và giới thiệu một số trường thi sớm.
Quyển 2 giới thiệu về các trường đại học, senmon và kosen đang được tiến hành, và dự định đến 1/9 sẽ hoàn thành và bắt đầu in sách.
大学説明会 năm nay dự kiến vẫn sẽ tổ chức vào cuối tháng 9 đầu tháng 10 sau khi kohai tháng 10 sang Nhật, trước hết là tại 東京và hướng tới tổ chức tại các vùng. Nhóm phụ trách sẽ phối hợp chặt chẽ với anh em Đông Du tại các vùng để cùng nhau thực hiện.
* Song song với việc tiến hành làm sách cũng như 大学説明会, để tập trung và lưu giữ thông tin, tạo điều kiện cho kohai và sempai trao đổi thông tin dễ dàng hơn, kể cả kohai ở Việt Nam cũng có thể theo dõi và có những hình dung nhất định về đại học của Nhật, mọi thông tin sẽ được cập nhật tại trang web:
http://dongdu.info/forum/index.html?func=listcat&catid=68
⑥ ドンズー勉強会
- Đây là hoạt động rất mới và là nơi để các anh em đang học đại học có thể cùng nhau phát biểu về luận án tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu hay đơn giản là những gì muốn chia sẻ với bạn bè. Đây sẽ là sân chơi giúp đẩy mạnh sức gắng kết trong tập thể Đông Du. Đồng thời, trong mỗi buổi tổ chức chúng ta cũng sẽ mời các học giả, các doanh nhân người Việt thành công tại Nhật để cùng chia sẻ kinh nghiệm và giao lưu nhằm mục đích mở rộng thêm vốn hiểu biết về chuyên môn cũng như xã hội.
- Đây là hoạt đông được sự thống nhất rất cao của mọi người và sẽ cố gắng để thực hiện trong cuối tháng 9 hoặc đầu tháng 10 tới với địa điểm dự kiến là 横浜
⑦ Trại hè Đông Du
Trại hè là một sân chơi lớn của anh em Đông Du trên toàn nước Nhật, trước đây, trại hè cũng đã từng được tổ chức rất thành công tại Yamanashi. Đây là hoạt động mang tính tập thể cao và cũng là nơi gặp gỡ, hội ngộ, vui chơi và trao đổi giữa các bạn cùng khóa, giữa kohai và sempai. Vì thế ban đại diện hi vọng với việc xây dựng lại ban liên lạc, trại hè cũng sẽ được tổ chức dự kiến vào tháng 9/2013 dưới chân núi Phú Sĩ trong 2 ngày 1 đêm
⑧ Lập tài khoản quyên góp và ban chuyên trách
Rút kinh nghiệm trong quá trình xử lý trong các hoạt động vừa qua,chúng ta sẽ lập tài khoản ngân hàng và ban chuyên trách để thuận tiện trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh khẩn cấp.(đặc biệt là các vấn đề quyên góp khi có sự cố trong tập thể)
⑨ Phương pháp và tinh thần làm việc của Ban đại diện
- Làm việc trên tinh thần tình nguyện giúp đỡ lẫn nhau nhưng đảm bảo tính trách nhiệm cao.
- Ban đại diện tồn tại nhằm mục đích tổ chức và triển khai các hoạt động đã được đề ra như trên, hoàn toàn không có mục đích điều khiển hay chi phối gì khác.
26 tháng 6 năm 2012
TM Ban đại diện
Phạm T. Thanh Huyền
