>anh Tuấn Anh, anh Hiền: anh Tuấn Anh nói là với kết quả em điều tra thì là một điều khả quan, nhưng em thấy không hề khả quan chút nào. Chúng ta cần tích cực truyền thông tin như anh Hiền nêu ra để nâng tỉ lệ đó lên cao hơn nữa thì trang web mới có thể trở lại thời kì phục hưng như trước được. Có như thế thì những công việc của ban đại diện, của thầy mới đem đến hiệu quả cao được.

Như trong ý kiến số 2 của em " 2.Mô hình cộng đồng Đông Du nên tiến hành thử nghiệm theo quy mô nhỏ trước thì mới có thể lan rộng ra được(nếu có thể thì lấy thí điểm là Akita)" thì điều em nói ở đây không phải là mô hình Đông Du lớn mà em và anh Hiền tạo ra rồi cho nhỏ đi mà là mô hình em vừa vẽ ra như hình dưới đây:



Ở Akita thì trong 1 năm sẽ có một số công việc và sự kiện như dưới đây




Công việc và nhiệm vụ của các chức danh trong mô hình trên như sau
1. Ban cố vấn:
+năm 4 trở lên
+là những người đã từng đảm nhiệm các nhiệm vụ
+cố vấn cho kohai thay mình thực hiện các nhiệm vụ mà bản thân đã từng đảm nhiệm
2. Trưởng hội
+năm 3
+ “報-連-相” với ban đại diện. Tức là nhận thông tin, báo cáo tình hình, liên lạc với ban đại diện và truyền đạt lại trong hội
+1 tháng trước các sự kiện trong năm đăng thông báo để mọi người sắp xếp công việc
+lập kế hoạch và phân công người trong các sự kiện lớn như đón kohai thi đại học, lễ hội trường, bonenkai
3. Trưởng hội dự bị
+năm 2
+giúp đỡ trưởng hội và học tập cách làm việc để năm sau lên thay
+kiêm thư kí cho hội trưởng ghi lại, chỉnh lí các dữ liệu để thành kinh nghiệm cho năm sau
4. Đối ngoại
+năm 3, 4 trở lên
+liên lạc trực tiếp, nhận thông tin 国際交流課, từ trường, hội Việt Nhật, các đoàn thể hội khác liên quan tới người Nhật để truyền đạt lại cho mọi người
+là người có khả năng giao tiếp tốt bằng tiếng Nhật và nên là con gái
5. Thư kí
+năm 2 hoặc 3
+ghi lại dữ liệu và chỉnh lí các dữ liệu của các hoạt động trong năm để trở thành cuốn sổ kinh nghiệm cho thế hệ sau
6. Thủ quỹ
+năm 1,2 hoặc 3
+quản lí vấn đề thu, chi quỹ
+ghi lại dữ liệu và chuyển cho thư kí để chỉnh lí thành dữ liệu tham khảo cho các thế hệ sau
7. Trưởng ban học tập
+năm 3, 4 trở lên
+lập các sự kiện học tập giao lưu học hỏi cho mọi người
+giúp đỡ các kohai định hướng trong học tập
+thu thập thông tin và thông báo về các sự kiện của 就職
+cùng nhau định hướng xin việc, hoặc học cao học
+ghi lại dữ liệu và chuyển cho thư kí để chỉnh lí thành dữ liệu tham khảo cho các thế hệ sau
8. Trưởng ban thể thao văn hóa
+năm 1,2,hoặc 3
+đội trưởng đội bóng
+ngoài bóng đá ra thì tổ chức các hoạt động thể thao, văn hóa, văn nghệ, giao lưu vơi dhs nước khác cho anh em
+ghi lại dữ liệu và chuyển cho thư kí để chỉnh lí thành dữ liệu tham khảo cho các thế hệ sau

Tất cả các nhiệm vụ và chức danh đều sẽ có đặc điểm là tính kế thừa như :
+ mỗi vị trí sẽ tìm người dự bị và bồi dưỡng để khi hết nhiệm kì sẽ có người khác lên thay thế
+tất cả các hoạt động đều ghi lại và chỉnh lí dữ liệu để trở thành kinh nghiệm cho các thế hệ sau

Về công việc và sự kiện hàng năm của Akita em sẽ hỏi mọi người để hoàn thiện hơn. Còn về mô hình này em nghĩ sẽ còn cần hoàn thiện hơn nhiều nên viết lên đây xin ý kiến của mọi người.
Em sẽ suy nghĩ tiếp và ý kiến thêm sau...

Vấn đề này anh đã tiến hành điều tra từ những ngày đầu cho đến giờ. Về việc phân loại DHS Đông Du sau khi sang Nhật, có thể tạm chia thành 3 nhóm sau:

1) Quan tâm tới tập thể (nói nôm na là còn mặn mà với 2 chữ Đông Du).

2) Chỉ quan tấm đến những điều có lợi hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến bản thân.
Ví dụ: học bổng, thi cử, hội họp vui chơi, đón Kohai, đón Thầy,..v.v..

3) Không muốn dính dáng đến những hoạt động mang danh nghĩa Đông Du, để mặc ai làm gì thì làm.

Nếu số lượng nhóm 1 là khá ít (khoảng 10%); thì nhóm 2 lại gấp 3 nhóm 1 (30%); và nhóm 3 lại nhiều gấp đôi nhóm 2 (60%). Ứng với tỉ lệ đó thì bảng điều tra của em là tương đương (nếu không muốn nói là thấp hơn), với 7+4+1 = 12 < 21. (Vẫn thấp hơn tỉ lệ 10+30<60). Ở đây anh Tuấn Anh hơi nhầm, 7 người thỉnh thoảng vào dongdu org là bao gồm cả nhóm 1 và 2, trong đó Tuyền là 1 người hiếm hoi thuộc nhóm 1.

Dễ thấy rằng trên 70% các mối liên hệ của chúng ta hiện nay đều dựa vào Facebook. Và khoảng 1/3 của số 70% các mối liên hệ đó chúng ta duy trì thêm các hình thức liên lạc khác như Mail, điện thoại, Skype, ...v.v...

Tóm lại: chúng ta có: 30% các mối quan hệ trực tiếp ngoài xã hội, 23% quan hệ thân thiết qua các kênh gián tiếp, 47% hoàn toàn là quan hệ ảo.

Vậy giải pháp là gì?

Thứ nhất: phương pháp truyền tin

Để thông tin được truyền tải một cách hiệu quả thì phương pháp là quan trọng nhất. Việc đó cũng giống như cách chúng ta tiếp nhận các kênh quảng cáo như: Tờ rơi, báo chí, quảng cáo tivi, liên hệ trực tiếp...v.v.... Hãy liên tưởng đến điều đó, phương pháp nào đáng tin cậy nhất và có tác động nhanh nhất.

Thứ hai: người truyền tin

Việc truyền tin này phụ thuộc rất cao vào người truyền tải thông tin cho mọi người. Chẳng hạn siêu thị gần Ga đang khuyến mãi, khi ta đi ngang thế nào cũng có nhân viên đứng rao ra rả gần đó, và trên báo, trên tivi thế nào cũng có các mẩu quảng cáo về chương trình khuyến mãi. Nhưng liệu chúng ta có để tâm đến nó không? Trong trạng thái bình thường không có nhu cầu thì gần như ta không quan tâm. Nhưng nếu đổi lại, có đứa bạn thân qua bảo mình: Ra siêu thị mua thực phẩm nhânh lên, giá đang giảm phân nửa...thì lúc đó phản ứng của chúng ta sẽ khác, dù không có nhu cầu ta vẫn sẽ bước vào xem.

Thứ ba: Nội dung thông tin

Ở đây mỗi người có một sự quan tâm khác nhau, và chính điều đó tạo nên sự phân hóa 3 nhóm bên trên. Vậy thì cần cung cấp thông tin tùy theo sự quan tâm đó sẽ đạt hiệu quả cao hơn là việc cung cấp tin tràng lan. Ví dụ cụ thể nhất: thời điểm nick Anh em Đông Du mới bắt đầu truyền tin từ diễn đàn qua Facebook vào trang Đông Du nhà mình thì nhận được khá nhiều sự quan tâm. Nhưng dần dà, bài viết càng nhiều thì tỉ lệ quan tâm càng giảm, mọi người trở nên lờn mặt với những thông báo của nick Anh em Đông Du kiểu như: "Có bài mới từ diễn đàn..." . Khi nhìn thấy thông báo đó họ sẽ không click vào đọc như lúc mới bắt đầu nữa.

*** Tóm lại: đã đến lúc phân hóa sâu hơn về cách thức truyền tin và người truyền tin.
1) Người truyền tin: cần tìm người trực tiếp của từng vùng. Và người này cần có list friend của tất cả thành viên trong vùng.
2) Cách thức truyền tìn:
+ Hiện tại nick Anh em Đông Du vẫn truyền tin lên timelife và fanpage Cổng thông tin Đông Du, nhưng không đăng tin trực tiếp vào Group Đông du nhà mình.
+ Lý do: cần xác định thông tin nào có tầm ảnh hưởng rộng cần tuyên truyền thì share từ nick Anh em Đông du vào Group Đông Du nhà mình.
+ Tương tự khi tìm được người phụ trách liên lạc ở các vùng. Tiến hành làm theo cách trên: người liên lạc vùng share link từ nick Anh em Đông Du, tag tên hoặc chọn chế độ "nhóm bạn trong vùng".
3) Nội dung: người liên lạc vùng chỉ share những tin có liên quan đến vùng mình hoặc có tầm ảnh hưởng cần tuyên truyền. Không share tràn lan gây khó chịu cho mọi người.

*Vì sao phải share link từ nick Anh em Đông Du? Cần tạo ra 1 cầu nối liên lạc chung trên Facebook, 1 nick có tầm ảnh hưởng và uy tín đối với tập thể. Nick này sẽ được lưu truyền cho các thế hệ Kohai sau. Khi làm được điều đó, chúng ta sẽ không phải quan tâm đến việc ai đang làm người điều hành. Hoặc người liên lạc vùng có thay đổi đi nữa thì vẫn còn nick Anh em Đông Du đảm nhận mảng thông tin này. Thêm nữa, các tin linh tinh chung chung vẫn nằm trên nick này, cho nên nếu có người quan tâm họ vẫn theo dõi được.

Rất cám ơn thông tin của Tuyền

Dựa vào kết quả đó anh thấy 1 điều khả quan :
7/32 người thỉnh thoảng vào vào org (cao hơn anh dự đoán là 10%). Ngoài ra có Tuyền thường xuyên vào diễn đàn nữa.

Đây là con số phản ánh đúng thực tế và anh nghĩ sẽ khó mà trông mong hơn. Vấn đề ở đây là, những người thỉnh thoảng hay thường xuyên vào diễn đàn cung cấp thông tin cho những thành viên còn lại khi cần thiết.

Còn về mô hình đông du, anh nghĩ yếu tố quan trọng là con người chứ không phải quy mô của nó. Nếu có con người thì làm trên 1 vung lớn cũng thành công. Nếu không có con người thì có làm 1 khu vực nhỏ cũng thất bại. Vì vậy nếu akita hay bất cứ 1 vùng, 1 khu vực nào có đủ thành viên để hoạt động thì cứ mạnh dạn tiến hành. Những người bên trên sẽ ủng hộ và hỗ trợ. Nếu làm tốt các vùng khác sẽ làm theo.

Kinh nghiệm của anh trong 1 thời gian dài hoạt động là : mình hay làm phức tạp hóa vấn đề rồi chỉ dừng lại ở ý tưởng. Nghĩ 1 ít, tham khảo 1 it rồi bắt tay vào làm và rút kinh nghiệm. Giống như vòng PDCA, phải nhanh chóng "Do" rồi mới check và action.

>anh Hiền, anh Tuấn Anh: em thử làm 1 câu hỏi khảo sát tình hình theo dõi thông tin trên trang web của mọi người ở Akita thì được kết quả như ở dưới.



(câu hỏi là do em tự đặt ra nhưng nói là có người nhờ để mọi người có hứng thú tham gia)
trong 32 người có 13 người không trả lời, những người đó em tính vào danh sách những người ko theo dõi thông tin thì tổng hợp thành kết quả như sau
+không vào xem thông tin ở trang dongdu(org) :21 người
+thỉnh thoảng vào trang dongdu(org) :7 người
+thường xuyên xem fb góp sức mùa thi : 4 người
+thường xuyên xem fb đông du nhà mình : 1 người
+không xem thông tin ở fb đông du nhà mình : 1 người
Còn em thì vào cả 3 nhưng thường xuyên là trang dongdu(org)
Như vậy qua kết quả này cho thấy thì những thông tin về cải cách Cộng đồng Đông Du, về quỹ tương trợ...v.v thì hầu như mọi người không biết.
Theo ý kiến của em thì cần làm một số việc như sau
1. Bằng cách nào đó cần phổ biến thông tin cho mọi người biết (không chỉ ở Akita mà ở các vùng khác cũng như thế thì mới thực hiện được cải cách hay lập quỹ tương trợ)
2.Mô hình cộng đồng Đông Du nên tiến hành thử nghiệm theo quy mô nhỏ trước thì mới có thể lan rộng ra được(nếu có thể thì lấy thí điểm là Akita)
Còn ý kiến nào nữa em sẽ nghĩ tiếp .Mong anh Hiền, anh Tuấn Anh và các anh em cho ý kiến về vấn đề này.