Hôm trước đọc lời bình của một em K2008, cũng định viết vài lời nhưng hôm nay mới có thời gian rảnh để viết vài dòng tâm sự với anh em.
Tập thể Đông Du trong thời gian 4 năm trở lại đây số lượng tăng đột biến so với thời gian trước đây số lượng qua Nhật hằng năm khá ít (chỉ nằm trong khoảng trên dưới 20 chục người). Chính vì tăng đột biến như vậy nên vai trò và trách nhiệm của Ban đại diện ngày càng nặng nề hơn trước.
Nói về vai trò, trách nhiệm, khả năng của Ban đại diện Đông Du là một câu chuyện dài, nhiều tập, lặp đi lặp lại mà các anh em đã qua Nhật lâu năm chắc đều đã từng trải qua. Đặc biệt là các anh em đã từng làm việc trong Ban đại diện, webtech quản lý trang web Đông Du và staff chịu trách nhiệm về nội dung trang web Đông Du.
Số lượng thành viên Đông Du tăng lên, trong số này nhân tài cũng không ít (đủ các lĩnh vực từ văn hóa nghệ thuật đến khoa học kỹ thuật), cũng có những kẻ cơ hội, chỉ biết lo cho bản thân mình, số này hy vọng là không nhiều. Những người có khả năng vừa phải, lo việc của mình không cũng đã hết sức lực và thời gian rồi. Số này có lẽ là đông nhất. Tại sao lại như vậy ? Có lẽ mỗi anh em đều đã có được câu trả lời rồi. Du học sinh DD qua đây bằng hình thức nào ? Phải làm gì để sống và học tập tốt ? Mục đích chính của du học sinh DD là gì ? Hiểu rõ được mục đích của chương trình du học Đông Du, mục đích du học của mình và thực hiện được điều đó là tốt nhất rồi.
Vậy thì vai trò của Ban đại diện DD là để làm gì ? Tại sao không gọi là Ban chấp hành, Ban điều hành mà lại gọi là Ban đại diện. Bản thân cái tên gọi của nó gợi lên trong anh em điều gì về vai trò và trách nhiệm của nó. Bản thân quá trình hình thành Ban đại diện và cái tên gọi của nó cũng đã trải qua biết bao sóng gió.
Có lẽ chỉ có anh em trong Ban đại diện hiện tại mới có được câu trả lời chính xác về vai trò và trách nhiệm của Ban đại diện. Tuy nhiên anh cũng xin được mạn phép nêu lên vài suy nghĩ cá nhân, nếu có gì không đúng thì anh em chỉnh lại giùm nhé.
1. Đại diện cho du học sinh DD trong các hoạt động mang tính tập thể, giao lưu với các đối tác bên ngoài.
2. Tổ chức các sự kiện của hội DD như tiệc tất niên, đón du học sinh mới, cắm trại, hội thảo hướng dẫn thi đại học, hoạt động thể thao, quản lý trang web,...
3. Nắm tình hình du học sinh DD các vùng trên khắp nước Nhật. Báo cáo tình hình về trường Đông Du (thầy Hòe). Hỗ trợ, giúp đỡ du học sinh các vùng khi có yêu cầu.
4.Lập kế hoạch và thực hiện những dự án hướng nghiệp, hỗ trợ học tập, hỗ trợ về mặt tinh thần cho du học sinh DD.
5.Quản lý hoạt động học tập, sinh hoạt và làm thêm của du học sinh các vùng nhằm có những điều chỉnh, giúp đỡ và uốn nắn khi cần thiết nhằm giúp các bạn sống tốt, học tốt và đi đúng con đường Đông Du; thực hiện được 3 lời hứa của du học sinh DD.
Cho đến bây giờ có thể nói là 3 điều 1,2,3 đã và đang được thực hiện tương đối tốt. Vấn đề còn lại là biến những việc đó thành những việc thường xuyên, được ghi thành cẩm nang hướng dẫn truyền lại cho các thế hệ Đông Du sau.
Nhiệm vụ thứ 4 gần đây cũng có những hoạt động hướng nghiệp như tham quan các xí nghiệp, tham gia các hội thảo hướng nghiệp. Tuy nhiên vẫn chỉ tập trung ở khu vực Tokyo, Kanto.
Nhiệm vụ thứ 5 gần như chưa thực hiện được, và đây có lẽ là vấn đề đáng quan tâm lo ngại nhất của thầy Hòe ở thời điểm hiện tại.
Tại sao lại như vậy ? Lý do đầu tiên là : + Cho đến thời điểm hiện tại hầu hết các hoạt động đều tập trung ở vùng Kanto, Tokyo. Du học sinh DD ở các vùng khác chủ yếu là hoạt động tự phát hoặc không làm gì cả vì không có người dẫn đầu.
Yếu tố người dẫn đầu có vẻ là cái cần giải quyết đầu tiên. Vậy thì thông thường người dẫn đầu phải là người như thế nào ?
* Là sempai ở Nhật ít nhất là 2 năm, đã vào đại học.
* Kết quả học tập tốt, nhân cách tốt (như vậy nói đàn em mới nghe)
* Biết cách ăn nói và hướng dẫn, tập hợp đàn em (Cái này có thể tập luyện)
* Có tinh thần volunteer (cái này quan trọng nhất)
* Sống gần, không quá xa chỗ ở của kohai.
* Có thời gian, hoặc biết cách sắp xếp thời gian để dành thời gian cho đàn em ngoài việc học và đi làm thêm.
Để thỏa mãn được hết tất cả các yếu tố trên không đơn giản chút nào. Hoàn thành tốt được nhiệm vụ hàng đầu (học tập) của mình là đã “hết sức” rồi thì lấy thời gian đâu mà hướng dẫn, giúp đỡ đàn em được nữa. Có chăng chỉ là thỉnh thoảng tụi nó có vấn đề gì đó gọi điện thoại hỏi ý kiến thì nhiệt tình trả lời là đã tốt lắm rồi. Đừng sống bê tha, cẩu thả, học hành kém cỏi để làm gương xấu cho đàn em đã là tốt lắm rồi.
Nhiệm vụ của Ban đại diện là kiếm ra những “nhân tố lãnh đạo” đó thì mới hy vọng là hoạt động của hội Đông Du được phủ sóng đến các vùng khác. Tùy theo tính chất mỗi vùng mà có thể có 1 hoặc nhiều hơn 1 người dẫn đầu. Ví dụ như khu vực Tokyo nhiều nhân tài thì có thể chia theo khóa, theo độ tuổi hoặc theo ngành nghề,v.v...
Bản thân Ban đại diện của hội DD cũng là một “nhóm những người dẫn đầu” nên cũng phải thỏa mãn những yếu tố trên. Lập ra bản nội quy, quy ước, lập kế hoạch, project, dự định này kia thực ra không phải là vấn đề quá khó khăn đối với tập thể DD bao gồm không ít những cái đầu thông thái. Tuy nhiên để thực hiện được những điều đó lại không đơn giản chút nào. Anh em chắc đều biết vòng PDCA (Plan – Do – Check – Act); lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra kết quả - Hành động để cải tiến kết quả; và sau đó lại quay lại lập kế hoạch mới,...
Cái khó của người Việt Nam nói chung và Ban đại diện DD cho đến thời điểm này nói riêng là 3 giai đoạn sau khi lập kế hoạch.
* Không tìm ra nhân lực để thực hiện. Hoặc khó tập hợp được nhân lực.
* Có người tham gia nửa chừng vì bận việc học nên bỏ ngang -->Làm không đến nơi đến chốn hoặc làm xong kết quả không được như ý cũng...thôi.
* Việc nào thực hiện xong, kết quả tốt không được phát huy do lần sau không có người làm. Nếu làm lại phải bắt đầu từ đầu vì kinh nghiệm của lần trước không được truyền đạt cho lần sau. Database không được giữ lại. Chính vì database không được lưu lại nên việc cải tiến cũng khó thực hiện. --->Tạo được một cuốn cẩm nang hướng dẫn các hoạt động cũng là một vấn đề mà Ban đại diện cần phải thực hiện để các hoạt động sau này của mình đi vào khuôn khổ.
Cũng dài dòng ý kiến rồi. Dưới đây anh xin nêu một vài ý đóng góp với Ban DD nhằm cải thiện tình hình.
* Tập hợp, nắm danh sách du học sinh trên toàn Nhật ở thời điểm hiện tại. Bao gồm tên, sdt, trường đang học, nơi đang làm việc,...các thông tin cá nhân khác nếu có thể được. Thông tin có thể nhờ trường DD cung cấp, thông qua du học sinh cùng khóa của các khóa (mạng lưới này khá mạnh vì hầu như không có em nào sống một mình cả), hoặc do các anh em tự động đăng ký cho Ban đại diện (thông qua mail, điện thoại...)
* Trên danh sách nắm được liên lạc nhằm tìm ra một vài nhân tố (nhân vật) có thể giúp đỡ cho việc nắm tình hình các kohai ở các vùng đó, triển khai hoạt động của hội DD khi cần thiết, hướng dẫn kohai về học tập và cuộc sống.
* Lập cẩm nang hoạt động của hội, từng chút một. Cái này rất mất thời gian và công sức, tuy nhiên nếu không làm xong thì rất khó để đưa các hoạt động của hội vào quỹ đạo khi mà thành viên Ban DD thay đổi liên tục.
* Đề nghị trường DD có một thành viên chuyên trách về du học sinh. Trường DD cũng luôn thay đổi nên đến thời điểm hiện tại tìm được một người như vậy cũng không đơn giản. Thành viên chuyên trách này cũng phải có sdt liên lạc hoặc cách liên lạc với từng thành viên DD ở các vùng, hoặc đại diện các vùng.
* Có “ Thưởng, phạt” xứng đáng, minh bạch cho các nhân tố “người dẫn đầu” khi tham gia các hoạt động của hội hoặc liên quan đến hội. Không để tình hình anh em tốn quá nhiều thời gian, tiền bạc cho các hoạt động đó mà quên đi nhiệm vụ chính, học tập, của mình.
* Dựa trên cuốn cẩm nang hoạt động có thể luân chuyển người thực hiện, không tập trung quá vào một vài thành viên. Điều này cũng nhằm tránh cho anh em mất thời gian quá nhiều cho hoạt động của hội. Đồng thời giúp cho các kohai khóa sau lần lượt trưởng thành, tiếp nối hoạt động của đàn anh, thực hiện cải tiến nhằm làm tốt hơn.
Cho đến hiện tại Ban đại diện DD và anh em sempai từ trước đến nay làm được cũng nhiều điều, thành công, thất bại đều có; tranh cãi nảy lửa, chửi nhau đều có đủ cả. Nhìn tình cảnh kohai mỗi khóa sang Nhật, nhìn đàn anh không biết đàn anh đã làm được những gì, đã làm gì và không làm gì. Nhưng cứ nhìn vào cái hội DD hiện tại vẫn đang rất lộn xộn lại “bức xúc”, cho rằng đàn anh chẳng làm gì cả, chẳng biết làm gì hoặc làm không đến nơi đến chốn thì lại lên web viết vài dòng “để trút cái bực mình hoặc để cho đàn anh biết cần phải làm gì”. Hix...thật là đau lòng và xấu hổ. Chuyện gì cũng có lý do của nó, nói nhiều thì lại bảo là “言い訳”, nhưng không nói lại không an tâm. Không khóa nào thiếu những anh em “bức xúc” như thế chứng tỏ là anh em luôn tràn đầy nhiệt huyết với hoạt động của hội. Thế nhưng khi thực tế lâm trận thì mới thấy là không đơn giản chút nào, thiếu một người lãnh đạo thực sự, thiếu một ekip làm việc bài bản, thiếu thời gian, thiếu tiền bạc,...thiếu đủ thứ. Cần lắm mỗi người một bàn tay, à không ! Với số lượng đông thế này thì mỗi người chỉ 1 ngón tay thôi chắc cũng có thể làm nên chuyện. Đừng chỉ tham gia một mình, phải biết lôi kéo những người xung quanh mình và hướng dẫn kohai thay thế cho mình nữa. Từng chút một chúng ta sẽ góp gió thành bão.
