- Mở đầu cuộc họp là việc xác nhận lại thời gian, địa điểm và người đưa đón Thầy ở từng vùng. Hiện tại còn 2 vùng [furigana=おかやま]岡山[/furigana] và [furigana=ふくい]福井[/furigana] là chưa có người đảm nhận việc đón thầy tại ga cũng như hỗ trợ Thầy di chuyển trong vùng.
- Việc thứ hai là công tác báo cáo của các Sempai trong Ban cán sự Đông Du tại Tokyo về tình hình học tập và các hoạt động .
- Cuối cùng là việc định hướng hoạt động cũng như cách thức thực hiện do Thầy và các thành viên tham dự cuộc họp cùng thảo luận.
Những vấn đề trọng điểm trong buổi họp:
Tiến hành thành lập
Ban liên lạc ở từng vùng để thực hiện công tác tuyên truyền và thông tin đến tất cả sinh viên Đông Du trên khắp nước Nhật. Về vấn đề này, khởi nguồn từ mong muốn của Thầy về việc: tìm hiểu những vấn đề khó khăn (điển hình là vụ tai nạn vừa rồi của em Trung), kết quả học tập, thông tin đời sống ở các vùng...và thêm vào đó là đáp ứng nhu cầu của anh em Đông Du về việc : tìm hiểu thông tin trường học, việc làm thêm cũng như hoạt động giao lưu giữa anh em Đông Du các vùng, giữa các thế hệ Sempai cùng Kohai được dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Chi tiết về việc thành lập như sau: ở mỗi vùng sẽ có một Người liên lạc chính cùng với một số anh em hỗ trợ (Ví dụ: Tại Tokyo thì Trịnh Khắc Kỳ sẽ đại diện liên lạc với tất cả nhóm phát báo Tokyo, Trần Quang Thiên sẽ đại diện liên lạc với nhóm Asahi 2012,... Khi có thông tin cần phổ biến (tin tức, họp mặt, học bổng, thi cử...) từ Thầy hoặc Ban cán sự Đông Du thì người nhận tin đầu tiên là những
NGƯỜI LIÊN LẠC VÙNG (Kỳ), từ người lạc vùng này sẽ truyền tin đến người đại diện của các nhóm nhỏ trong vùng (khu vực, trường,...). Những
NGƯỜI LIÊN LẠC NHÓM (Thiện) này có nhiệm vụ phổ biến thông tin đến tất cả thành viên trong nhóm bằng mọi hình thức có thể, đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều biết tin, sau đó phản hồi lại cho NGƯỜI LIÊN LẠC VÙNG để người này xác nhận lại với
Ban cán sự.
[Đến đây sẽ có bạn thắc mắc: sao không thực hiện việc liên lạc này trên web hoặc Facebook? Trả lời: Vì lý do không phải tất cả mọi người đều sử dụng FB hay web, và dù có sử dụng thì chưa hẳn đã truy cập đúng lúc để biết được thông tin nên cần có người đảm bảo về việc truyền tải. Điều quan trọng của công tác liên lạc này việc phản hồi lại thông tin, còn như từ trước tới giờ, các thông tin cập nhật trên web hay diễn đàn, người đăng tin hay ra thông báo thì chỉ có thể đăng lên thế thôi, không thể biết được có bao nhiêu người đã xem, càng không biết được người xem có thể tham dự được hay không (Ví dụ như cuộc họp vừa rồi)]
Trở ngài: Để thực hiện việc thành lập này, khi thầy đến mỗi vùng sẽ tiến hành chọn người đảm nhận. Tuy nhiên để tránh mất thời gian và phòng trường hợp Thầy quên (vì thầy có rất nhiều việc) nên nay thông báo lên đây trước. Anh chị em ở các vùng khi xem được thông tin này thì phổ biến trước với nhau, để khi thầy đến có thể xung phong hoặc đề cử người thích hợp.
Tiếp đến là vấn đề học tập: hiện tại ngoài lớp học Tokodai ở Tokyo thì ở Morioka các Sempai cũng đã tổ chức ôn thi cho các bạn Kohai. Đây là một điều đáng hoan nghênh và cần tuyên truyền đến tất cả các vùng. Để hỗ trợ cho công tác ôn thi, thời gian tới trang web dongdu.org sẽ kết hợp với anh Hưng và anh Thắng (phụ trách lớp Tokodai) tiến hành thực hiện
KHO ĐỀ THI ONLINE. Kho đề thi này ngoài mục đích hỗ trợ các vùng tự tổ chức thi thử như lớp Tokodai thì còn giúp các bạn Kohai ở Việt Nam làm quen trước.
Về hình thức thi sẽ có 2 dạng: 1) Vùng nào các bạn ít sử dụng máy tính/ internet thì in đề ra rồi tập trung làm với nhau, giúp nhau cùng tiến. 2) Vùng nào đại đa số đều có khả năng và thích thi online thì có thể thi trực tiếp trên web.
Trở ngại: do yếu tố khách quan, ở mỗi vùng cần tìm người đảm nhận việc tổ chức thi (in đề, chấm bài,...). Yêu cầu: nên là người không tham gia thi, nếu được thì mong các Sempai đã và đang học Đại học/ Cao học đảm nhận việc này.
Ngoài ra còn vấn đề phát triển phong trào Đông Du ở quốc nội cần sự trợ giúp của tất cả mọi người. Thông tin này sẽ được cập nhật sau (vì bây giờ đã là 23h xin thông cảm =.=!)
