BẢN ĐIỀU LỆ
TỔ CHỨC CỘNG ĐỒNG ĐÔNG DU
CHƯƠNG NHẤT : TỔNG QUÁT
TUYÊN NGÔN THÀNH LẬP
Chúng tôi là :
1/-Sinh viên của Chương trình Du học Đông Du hiện đang :
- Học Nhật ngữ tại các Trường Nhật ngữ ở Nhật bản,
- Học các Trường Chuyên môn, các Đại học, các Trường Cao học tại Nhật bản,
- Đã tốt nghiệp các trường Chuyên môn, Đại học, Cao học Nhật bản, hiện đang thực tập, làm việc tại các xí nghiệp ở Nhật bản,
- Đã hoàn tất công việc học tập tại Nhật, và về nước, đang làm việc tại Việt nam
Chúng tôi ghi nhận công ơn của các thầy cô giáo Trường Nhật ngữ Đông Du, và của Chương trình du học Đông Du, đã giúp đỡ chúng tôi được đi du học,nhờ đó đã hấp thụ được nhiều kiến thức, kinh nghiệm quý báu, để có được ngày nay. Chúng tôi muốn sắp xếp tổ chức lại cộng đồng sinh viên Đông Du của mình, vì lợi ích của các thành viên, giúp đỡ lẫn nhau học tập sinh hoạt thật tốt khi ở ngoại quốc, và đoàn kết hợp tác với nhau khi về nước theo lý tưởng phục vụ xã hội, Quê hương Đất Nước của Đông Du, và cũng là để hoàn thành trách nhiệm của những người anh người chị đi trước tiếp nối công việc của những người sáng lập, của các thầy cô, chăm sóc chỉ đạo các em các thế hệ đi sau.
2/Thầy cô giáo, nhân viên, cộng tác viên của Trường Nhật ngữ Đông Du, của Chương trình Du học Đông Du, đã tham gia giảng dạy cho các sinh viên, cảm nhận được lý tưởng yêu nước, và ý nghĩa thiết thực của các hoạt động của Trường và của Chương trình Du Học Đông Du, muốn được gắn kết nhiều hơn với các tổ chức này, với cộng đồng những con người được những tổ chức này đào tạo, củng với họ phát triển, mở rộng hơn nữa các hoạt động hiện có, và để tiếp nối công việc của những người sáng lập.
Chúng tôi xin tự nguyện ngồi lại với nhau, thành lập “Cộng đồng những con người Đông Du” với mục đích, tôn chỉ, tổ chức và hoạt động ghi trong Bản Quy Ước này.
ĐIỀU 1: Danh xưng
Tổ chức mang tên
CỘNG ĐỒNG NHỮNG CON NGƯỜI ĐÔNG DU (hay gọi tắt là
CỘNG ĐỒNG ĐÔNG DU)
ĐIỀU 2: Mục đích – Tôn chỉ
Cộng đồng Đông Du được thành lập để kết hợp các thành viên xuất thân từ môi trường đào tạo Đông Du (gồm Trường Nhật ngữ Đông Du và Chương trình Du học Đông Du), có các hoạt động tăng cường tình thân hữu giữa các thành viên, hỗ trợ nhau trong học tập sinh hoạt tại ngoại quốc, cũng như đoàn kết hợp tác với nhau sau khi học xong về nước, làm việc theo lý tưởng phục vụ xã hội, xây dựng Đất nước, và cũng để hỗ trợ cho các hoạt động hiện hữu của các tổ chức Đông Du, quảng bá, cổ vũ, cụ thể hóa lý tưởng xây dựng Đất Nước của Đông Du.
Các hoạt động của Cộng đồng Đông Du hoàn toàn mang tính tự nguyện, không mang mầu sắc chính tri, tôn giáo.
ĐIỀU 3: Trụ sở - Văn phòng
Trụ sở chính của Cộng đồng được đặt tại: 43D/46 Phú Nhuận, Tp HCM, Việt nam.
Và có thể đật văn phòng liên lạc tại Hà nội, Đà nẵng, Tokyo, theo nhu cầu phát triển.
CHƯƠNG HAI: HOẠT ĐỘNG – TỔ CHỨC
ĐIỀU 4: Hoạt động
Cộng Đồng Đông Du có các hoạt động:
- Thắt chặt, xây dựng tình thân hữu giữa các thành viên, giữa các Cựu sinh viên Đông Du,
- Giúp đỡ các thế hệ đi sau học tập và sinh hoạt thật tốt tại Nhật,
- Quảng bá, cổ vũ, hiện thực hóa lý tưởng Xây dựng Đất Nước của Đông Du,
hoặc phối hợp với các hoạt dộng hiện hữu của các tổ chức Đông Du (Trường Đông Du, Chương trình Du Học Đông Du, . . .), hoặc mang tính độc lập của riêng mình.
ĐIỀU 5: Thành viên
Có 4 loại thành viên: Thành viên chính thức, thành viên thân hữu, thành viên tán trợ, thành viên danh dự.
ĐIỀU 5.1 : Thành viên chính thức
Thành viên chính thức là những sinh viên, cựu sinh viên, những người đã tham gia tích cực vào các hoạt động của Trường Nhật ngữ Đông Du, của Chương trình Du Học Đông Du, tán đồng mục đích tôn chỉ và hoạt động của Cộng đồng , có đăng ký xin gia nhâp, được Ban Điều hành Cộng đồng chấp nhận (bằng văn bản, được công bố rộng rãi trên các phương tiện thông tin của Cộng Đồng) và có đóng đầy đủ hội phí theo quy định.
ĐIỀU 5.2 : Thành viên thân hữu
Thành viên thân hữu là những người tán đồng các hoạt động của Cộng đồng, muốn tham gia các hoạt động các cấp của Cộng đồng một cách ngắn hạn và có lựa chọn. Thành viên thân hữu mỗi khi tham gia các hoạt động của Cộng Đồng, phải có sự đồng ý của người phụ trách, hay của Ban Điều Hành Cộng Đồng hoạt động đó trực thuộc. Hội viên thân hữu không phải đóng một khoản hội phí nào cả ( trừ các chi phí liên quan trực tiếp tới hoạt động), và có thể có những khoản đóng góp lớn nhỏ cho Cộng đồng một cách tự nguyện .
ĐIỀU 5.3 : Thành viên tán trợ.
Thành viên tán trợ là người có thể hỗ trợ tích cực về nhiều mặt cho các họat động của Cộng đồng, được Ban Điều Hành các cấp tổ chức của Cộng Đồng mời (tham gia bằng văn bản) và người được mời chấp nhận (cũng bằng văn bản). Tư cách Thành viên Tán trợ được công bố rộng rãi trên các phương tiện thông tin của Cộng đồng. Thành viên tán trợ không phải đóng hội phí, trừ những sự giúp đỡ, những khoản đóng góp tự nguyện . Tư cách thành viên tán trợ chỉ kéo dài trong nhiệm kỳ của Ban Điều Hành cấp đứng ra mời.
ĐIỀU 5.4 : Thành viên Danh Dự
Thành viên Danh Dự là những người đã hay có thể sẽ có những đóng góp to lớn cho các hoạt động các Cấp của Cộng Đồng được Ban Điều hành các Cấp của Cộng Đồng mời (bằng văn bản), và người được mời đồng ý (cũng bằng văn bản). Tư cách Thành viên Danh Dư được công bố rộng rãi trên các phương tiện thông tin của Cộng Đồng . Tư cách Thành viên Danh dự chỉ kéo dài trong nhiệm kỳ của Ban Điều Hành cấp đứng ra mời.
ĐIỀU 5.5 : Trách nhiệm của Thành viên chính thức.
Thành viên chính thức phải cố gắng tham gia đều đặn các hoạt động của Cộng đồng các cấp, nhất là tham dự các Đại hội của Cộng đồng các cấp mình trực thuộc, có nghĩa vụ đóng góp đầy đủ hội phí theo quy định.
ĐIỀU 5.6: Tư cách Thành viên chính thức
Tư cách Thành viên chính thức sẽ bị tạm đình chỉ trong thời gian chưa đóng hội phí đầy đủ theo quy định.
Tổng số thành viên của các Cấp Cộng đồng là số thành viên chính thức trực thuộc .
ĐIỀU 5.7 : Ra khỏi Cộng đồng
Thành viên chính thức, thành viên tán trợ, thành viên Danh dự . . . vì một lý do nào đó, muốn từ bỏ tư cách thành viên của mình để ra khỏi Cộng đồng cần có văn thư thông báo ý định gửi Ban Điều Hành của Cấp tổ chức đã kết nạp mình, và việc ra khỏi Cộng Đồng sẽ có hiệu lực từ thời điểm Ban Điều Hành tiếp nhận văn thư trên.
Tư cách thành viên chính thức cũng tự động bị hủy bỏ khi thành viên không đóng góp tiền hội phí liên tục trên một năm
ĐIỀU 5.8 : Nơi sinh hoạt của Thành viên chính thức.
Thành viên chính thức đăng ký tại Nhóm Đông Du nào sẽ sinh hoạt trong Nhóm Đông Du đó, và khi chuyển đổi địa chỉ nơi ở hay nơi làm việc, sẽ được Nhóm giới thiệu chuyển đăng ký tới sinh hoạt tại nhóm khác.
ĐIỀU 6 : Phân cấp tổ chức.
Tổ chức của Cộng đồng được phân làm hai cấp :
-Các cấp sinh hoạt trưc tiếp với các thành viên
-và các Ban Điều Hành cấp trên.
Điều 6.1 : Tố chức cấp sinh hoạt
Các thành viên chính thức của Cộng Đồng Đông Du trực tiếp sinh hoạt trong 2 cấp : Cấp Nhóm Huynh Đệ Đông Du và cấp Gia đình Đông Du.
Điều 6.1.1 : Nhóm Huynh Đệ Đông Du
Nhóm trên 3 thành viên chính thức ở cùng một địa phương có thể đăng ký với Ban Tổ chức cấp trên (của Ban Điều Hành Gia đình Đông Du trực thuộc) xin thành lập Nhóm Huynh đệ Đông Du. Và Nhóm sẽ chính thức hoạt động khi được công nhận bằng văn bản, công bố rộng rãi trên các phương tiện thông tin của Cộng Đồng . Số thành viên trong một nhóm không vượt quá 25. Khi đó, Nhóm có thể đăng ký với Ban tổ chức Trung ương xin tách làm 2 nhóm .
Điều 6.1.2 : Ban Điều Hành Nhóm - Huynh trưởng Nhóm – Trách nhiệm - Nhiệm kỳ
Các thành viên trong Nhóm trong đại hội sẽ bầu ra Ban Điều Hành Nhóm gồm một Huynh trưởng Nhóm và một số ủy viên phụ trách các việc do Huynh trưởng phân công, và bầu ra 2 đại biểu (trong đó có Huynh trưởng) tham gia Hội đồng tư vấn cấp trên là Gia đình.
Huynh trưởng Nhóm điều hành các hoạt động của Nhóm, và nhận sự chỉ đạo trực tiếp của Gia đình cấp trên, chăm lo, giúp đỡ cộng việc học tập., sinh hoạt của các sinh viên Đông Du trong sở tại của nhóm.
Nhiệm kỳ của Ban Điều Hành Nhóm là 1 năm.
Điều 6.1.3 : Gia đình Đông Du
Hai Nhóm Huynh đệ Đông Du có thể liên kết đăng ký với Ban tổ chức Trung Ương của Cộng đồng xin thành lập Gia đình Đông Du. Và Gia đình Đông Du sẽ chính thức hoạt động khi được công nhận bằng văn bản, công bố rộng rãi trên các phương tiện thông tin của Cộng Đồng. Số nhóm trong một Gia đình Đông Du không vượt quá 5. Khi đó, Gia đình có thề đăng ký với Ban tổ chức xin tách làm hai Gia đình.
Điều 6.1.4 : Hội đồng Tư vấn Gia đình - Huynh trưởng – Huynh trưởng Gia đình – Trách nhiệm - Nhiệm kỳ
Các đại biểu của các Nhóm sẽ hình thành Hội đồng Tư vấn Gia đình. Hội đồng Tư vấn sẽ bầu ra Ban Điều Hành Gia đình gồm một Huynh trưởng , và một số ủy viên do Huynh trưởng phân công, và bầu ra 2 đại biểu tham gia Hội đồng tư vấn cấp trên là Cộng đồng (trong đó có gồm cả Huynh trưởng của gia đình).
Ban Điều Hành Gia đình trực tiếp điều hành các sinh hoạt của gia đình thộng qua các Huynh trưởng Nhóm, và chăm lo giúp đỡ công việc học tập, sinh hoạt của các sinh viên Đông Du trong vùng sở tại của Gia đình.
Nhiệm kỳ của Ban Điều Hành Gia đình là 2 năm.
Điều 6.2. Cộng đồng Đông Du Vùng (hoặc Miền)
Tập hợp trên hai Gia đình Đông Du có thể đăng ký với Ban Tổ chức cấp trên (là Trung Ương) xin thành lập Chi bộ Cộng Đồng Đông Du Vùng (hoặc Miền) .
Điều 6.2.1 : Hội đồng Tư vấn Chi bộ Cộng Đồng Đông Du Vùng – Ban Điều Hành Chi bộ Cộng đồng Vùng - Huynh trưởng – Trách nhiệm – Nhiệm kỳ
Các đại biểu của các gia đình tạo thành Hội đồng Tư vấn Chi bộ Cộng đồng Đông du Vùng. Hội đồng Tư vấn sẽ bầu ra Ban Điều Hành Chi bộ Cộng Đồng Vùng gồm một Huynh trưởng và một số Ủy viên do Huynh trưởng phân công, và bầu ra 3 đại biểu tham dự Hội đồng Tư vấn Trung Ương (trong đó có gồm cả Huynh trưởng).
Ban Điều hành Cộng đồng có trách nhiệm lãnh đạo các Gia đình trong vùng thông qua các Ban Điều hành Gia đình.
Nhiệm kỳ của Ban Điều Hành Cộng đồng Đông Du Vùng là 2 năm.
Điều 6.3 : Công Đồng Đông Du
Nhiều Chi bộ Cộng Đồng Đông Du Vùng tạo thành Cộng đồng Đông Du.
Điều 6.3.1 : Hội đồng Tư vấn Trung ương - Ban Điều Hành Cộng Đồng Đông Du – Huynh trưởng Đông Du – Trách nhiệm – Nhiệm kỳ
Các đại biểu của các Chi bộ Cộng đồng Đông Du vùng tạo thành Hội đồng Tư vấn Trung Ương. Hội đồng Tư vấn Trung Ương bầu ra Ban Điều hành Trung Ương của Cộng đồng, gồm một Huynh trưởng và một số Ủy viên do Huynh trưởng phân công.
Ban Điều hành Trung Ương có trách nhiệm điều hành các hoạt động của toàn Cộng Đồng thông qua các Ban Điều hành các Cấp.
Nhiệm kỳ của Ban Điều Hành Trung Ương là 4 năm
Điều 7 : Phân cấp hoạt động
Cộng đồng Đông Du có các hoạt động theo Điều 4 bên trên. Các hoạt động củng cố tình thân hữu, tương trợ giúp đỡ nhau học tập sinh hoạt giữa các thành viên, hay các hoạt động khác tùy theo quy mô, chủ yếu thực hiện trước hết trên quy mô các Nhóm, và Gia đình, Các Ban điều Hành Chi bộ Cộng đồng Vùng, hay Trung Ương chỉ đạo gián tiếp các hoạt động của Cộng đồng thông qua các Ban Điều Hành cấp dưới .
ĐIỀU 8 : Đại hội của các cấp Cộng đồng
Đại Hội các cấp của Cộng đồng Đông Du gồm Đại Hội Nhóm, Đại hội Gia đình, Đại hội Chi bộ Cộng đồng Vùng – và Đại hội Trung ương với thành phần tham dự và thời điểm triệu tập quy định như sau :
Đại hội Nhóm : các thành viên chính thức của Nhóm – tháng 4 hàng năm.
Đại hội Gia đình : các thành viên của Hội đồng Tư vấn Gia đình – tháng 6 hai năm một lần
Đại hội Chi bộ Cộng đồng Vùng : các đại biểu của các Gia đình – tháng 8 – hai năm một lần.
Đại hội Trung Ương : các đại biểu của các Chi bộ Cộng đồng Vùng – tháng 10 - 4 năm một lần.
Đại hội sẽ thảo luận các hoạt động quá khứ và tương lai, bầu ra Ban Điều Hành các cấp, gồm Huynh trưởng và một số Ủy viên do Huynh trưởng phân công, và bầu ra đại biểu tham gia Hội đồng Tư vấn cấp trên.
ĐIỀU 8.5 : Đại hội bất thường các cấp
Khi phát sinh những vấn đề quan trọng, cần có ý kiến, quyết định của đa số thành viên, như việc bầu bổ sung nhân sự cho Hội đồng Tư vấn đã tham gia trong Ban Điều Hành cấp trêncác cấp cho phần nhân sự tham gia trong Ban Điều Hành Cấp trên, Ban Điều Hành các cấp có thể triệu tập Đại hội bất thường để xử lý. Đại hội Bất thường cũng có thể triệu tập theo đề nghị của trên 50% tổng số hội viên chính thức hợp lệ của Nhóm, trên trên 50 % Hội đồng Tư vấn.
Điều 8.6 : Thông báo triệu tập đại hội
Việc triệu tập Đại hội các cấp phải được thông báo rộng rãi trước 15 ngày tính tới ngày họp, với đầy đủ các tài liệu liên quan để tiện việc sắp xếp tham dự, và nghiên cứu trước.
Điều 8.7 : Hiệu lực của các nghị quyết đại hội
Các quyết định của Đại hội chỉ có giá trị nếu có trên 50% số người hiên diện đồng ý.
Điều 9 : Hội phí
Để có tài chánh giúp đỡ các thành viên của mình khi gặp khó khăn hay để giúp đỡ các thề hệ Đông Du đi sau có thể học tập và sinh hoạt tốt các Nhóm, các thành viên chính thức của Cộng đồng sẽ đóng một khoản hội phí quy định là 200.000 đồng VN/ tháng cho các thành viên đang sống ,làm việc tại Việt nam, và 1.000 Yen / tháng cho các thành viên đang sống, học tập hay làm việc tại Nhật. Kim ngạch hội phí có thể thay đổi theo quyết định của Đại Hội các hội viên.
Điều 10 : Các khoản thu khác
Cộng đồng cũng có thể nhận các đóng góp, quà tặng của các cá nhân, tập thể không kèm theo các điều kiện đặc biệt.
Điều 11 : Sử dụng các khoản thu
Nguồn thu của Cộng đồng có giới hạn, trước mắt chỉ được dùng để giúp đỡ các thành viên, hay giúp đỡ các đàn em học tập và sinh hoạt. Các hoạt động của Cộng đồng phải được thực hiện trên tinh thần tự trang trải, không sử dụng Quỹ. Chi phí điều hành cũng do Ban Điều Hành các cấp tự xoay sở .
Các thành viên trong Ban Điều Hành làm việc một cách tự nguyện không nhận thù lao.
Điều 11.1 : Giúp đỡ tài chánh không hoàn lại và có hoàn lại
Với nguồn Quỹ giới hạn, việc trợ giúp tài chánh cho các thành viên khi gặp khó khăn được phân làm 2 trường hợp :
-Giúp đỡ tài chánh không hoàn lại : thành viên gặp khó khăn không thể khắc phục được như trường hợp ốm đau, tai nạn. Tùy theo mức độ cần thiết, Ban Điều hành Nhóm , hoặc đơn độc hoặc phối hợp cùng các các Nhóm khác trong cùng một Gia đình, hay rộng hơn với các Gia đình khác, giúp đỡ . Các giúp đỡ tài chánh này không cần hoàn lại.
-Giúp đỡ tài chánh cần hoàn lại : trường hợp thành viên gặp khó khăn tài chánh nhất thời, cần vay một số tiền nhất định để đóng tiền nhập học khi vào đại học, hay để chuyên tâm học tập khi mới vào trường chỉ làm thêm thật hạn chế, . . . , Tùy theo khả năng tài chánh có trong Nhóm, trong Gia đình, Ban Điều hành các các cấp có thề xét cho vay (không tính lãi) nhưng phải cam kết hoàn trả sau một thời gian nhất định. Ban Điều hành Nhóm có thành viên vay có trách nhiệm thu hồi. Yêu cầu của thành viên tối thiểu cũng cần phải đáp ứng tới 3 lần số tiền hội phí mà thành viên đã nộp.
Điều 11.2 : Sự hỗ trợ giữa các Nhóm
Khi Nhóm gặp khó khăn trong việc cung cấp tài chánh không hoàn lại, hay có hoàn lại cho thành viên của Nhóm, có thể tìm sự trợ giúp của các Nhóm khác trong cùng một Gia đình, hay của các Gia đình khác thông qua sự trung gian của Ban Điều Hành Chi bộ Cộng đồng Vùng, nhưng Ban Điều hành Nhóm có thành viên vay phải có trách nhiệm thu hồi các khoản vay có hoàn trả.
Điều 12 : Việc quyết định sử dụng Quỹ
Các thành viên chính thức trong Nhóm quyết định việc sử dụng số tiền hội phí hay tặng dữ Nhóm nhận được.
Các khoản tặng dữ mà các tổ chức Cấp trên nhận được sẽ do Ban Đại Diện cấp đó quyết định.
Điều 13 : Quản lý chi - thu
Các khoản thu chi phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ có chữ ký của ủy viên thủ quỹ và của Trưởng Ban Điều Hành . Ủy viên Kiểm soát sẽ thay mặt các Thành viên kiểm tra các khoản chi thu, và sẽ báo cáo trước Đại hội.
CHƯƠNG BA : GIẢI TÁN – SỬA ĐỔI ĐIỀU LỆ
Điều 14 : Giải tán
Vì một lý do bất khả kháng nào đó, tổ chức CỘNG ĐỒNG ĐÔNG DU có thể giải tán nếu có sự đồng ý của trên 50% tổng số thành viên. Trường hợp khác, Nhóm có thể tạm ngưng hoạt động một thời gian,sau đó có thể hoạt động trở lại.
Việc giải tán tổ chức, hay tạm ngưng hoạt động phải được thong báo rộng rãi trong và ngoài tổ chức.
Điều 15 : Xử lý tài sản khi giải tán
Tài sản có khi giải tán sẽ được dung để cấp phát học bổng cho học sinh nghèo thông qua một cơ quan khác.
ĐIỀU 16 : Sửa đổi điều lê
Bản Điều lệ này có thể được sửa đổi nếu có sự đồng ý của trên 50% tổng số thành viên chính thức của Cộng Đồng (bỏ phiếu thông qua các cấp tổ chức của Cộng đồng )
